本記事には広告（PR）が含まれます。
くわしくは プライバシーポリシー をご確認ください。
Excelで表や資料を作ったあと、必ず必要になるのが「保存」です。
ただ、ひとことで保存といっても、
「上書き保存と名前を付けて保存は何が違うの？」
「保存したファイルはどこにあるの？」
「最近のExcelで出てくる“コピーを保存”って何？」
と迷ってしまうこともあります。
特に最近のExcelでは、OneDriveへのクラウド保存や自動保存の機能もあり、以前のExcelに慣れている方ほど、画面表示の違いに戸惑うことがあるかもしれません。
そこで本記事では、Excel初心者の方向けに、基本的な保存の仕方をわかりやすく解説します。
上書き保存・名前を付けて保存・コピーを保存の違いや、保存場所の確認方法、USBメモリへの保存、ファイル形式の選び方まで順番に見ていきましょう。
この記事で分かること
エクセルの基本的な保存の仕方
Excelで作成したファイルは、保存しておかないと、あとから開いたときに編集内容を確認できません。
まずは、Excelでよく使う保存方法の違いを整理しておきましょう。
まず知っておきたい「保存」の種類
Excelの保存方法には、主に以下のような種類があります。
| 保存方法 | 主な使い方 |
|---|---|
| 上書き保存 | 今開いているファイルに変更内容を保存する |
| 名前を付けて保存 | 新しいファイル名や別の場所に保存する |
| コピーを保存 | 元のファイルを残したまま、別ファイルとして保存する |
| 自動保存 | OneDriveなどに保存しているファイルを自動で保存する |
普段の作業でよく使うのは、「上書き保存」と「名前を付けて保存」です。
たとえば、すでに保存済みのファイルを編集した場合は「上書き保存」を使います。
一方で、新しく作ったファイルを初めて保存するときや、元のファイルを残して別名で保存したいときは「名前を付けて保存」を使います。
また、OneDriveなどクラウド上のファイルを開いている場合は、「名前を付けて保存」ではなく「コピーを保存」と表示されることがあります。
言葉が少し違うため戸惑いやすいですが、基本的には「元のファイルとは別に保存する」と考えると分かりやすいです。
※自動保存については以下の記事で簡単に触れています。
▶Excelの自動保存をオフにする方法｜上書き防止・復元手順まで初心者向けに解説
上書き保存のやり方
上書き保存とは、今開いているExcelファイルに変更内容を保存する方法です。
すでに保存済みのファイルを編集したあと、同じファイルにそのまま保存したいときに使います。
上書き保存の手順：
- Excel画面左上の保存アイコンをクリックする
- または、画面左上の「ファイル」タブをクリックする
- 「上書き保存」を選択する
保存済みのファイルを編集した場合は、「上書き保存」を選ぶと同じファイルに変更内容を保存できます。
また、キーボードのショートカットキーを使う場合は、以下の操作でも保存できます。
Ctrl + S作業中にこまめに「Ctrl + S」を押しておくと、万が一Excelがフリーズしたり、パソコンの電源が落ちたりしたときのリスクを減らせます。
ただし、上書き保存をすると、元のファイルに変更内容が反映されます。
変更前の状態を残しておきたい場合は、上書き保存ではなく「名前を付けて保存」や「コピーを保存」を使いましょう。
Excelがフリーズして保存できない、閉じられないときの対処法については、以下の記事で詳しく紹介しています。
名前を付けて保存のやり方
名前を付けて保存は、新しく作ったExcelファイルを保存するときや、別の名前・別の場所に保存したいときに使います。
たとえば、以下のような場面で使います。
- 新しく作ったExcelファイルを初めて保存する
- 元のファイルを残したまま、別名で保存する
- デスクトップやUSBメモリなど、別の場所に保存する
- 過去のファイルをコピーして、別の資料として使う
名前を付けて保存の手順：
- 「ファイル」タブをクリックする
- 「名前を付けて保存」を選択する
新しいファイルとして保存したい場合や、別名で保存したい場合は「名前を付けて保存」を選びます。 - 保存場所を選ぶ
保存場所を細かく選びたい場合は、「その他のオプション」から通常の保存画面を開くと分かりやすいです。 - 保存場所とファイル名を指定して保存する
左側から保存場所を選び、ファイル名を入力してから「保存」をクリックします。 また、Windows版Excelでは、キーボードの「F12」キーを押すと、「名前を付けて保存」の画面を開けます。
ノートパソコンなどでは、設定によって「Fn + F12」が必要な場合もあります。
保存場所について
保存場所には、主に以下のような場所があります。
- デスクトップ
- ドキュメント
- OneDrive
- USBメモリ
- 会社の共有フォルダー
初心者のうちは、どこに保存したか分からなくなることも多いです。
そのため、保存するときは「どの場所に保存するか」を確認してから保存するようにしましょう。
たとえば、すぐに見つけたい一時的なファイルならデスクトップ、長く保管したい資料ならドキュメントや決められたフォルダーなど、保存場所を決めておくと管理しやすくなります。
「コピーを保存」と表示される場合の考え方
Excelを使っていると、「名前を付けて保存」ではなく「コピーを保存」と表示される場合があります。
これは、OneDriveやSharePointなど、クラウド上に保存されているファイルを開いているときに見かけることがあります。
「コピーを保存」は、元のファイルを残したまま、別のファイルとして保存したいときに使います。
たとえば、以下のような場面で便利です。
- 元の資料を残して、別バージョンを作りたい
- 共有ファイルを直接変更せず、自分用のコピーを作りたい
- 編集前の状態を残しておきたい
- テンプレートのようなファイルをコピーして使いたい
特に自動保存がオンになっているファイルでは、編集内容が自動的に保存されることがあります。
元のファイルを変更したくない場合は、編集する前に「コピーを保存」で別ファイルを作っておくと安心です。
保存ボタンはどこにある？
Excelの保存ボタンは、基本的に画面左上にあります。
フロッピーディスクのような形をしたアイコンが保存ボタンです。
すでに保存済みのファイルであれば、そのまま同じファイルに変更内容を保存できます。
ただし、新しく作ったファイルを初めて保存する場合は、保存場所やファイル名を指定する画面が表示されます。
また、保存ボタンが見つからない場合は、以下の方法でも保存できます。
- 「ファイル」タブから「保存」または「上書き保存」を選ぶ
- キーボードで「Ctrl + S」を押す
- 初めて保存する場合は「名前を付けて保存」を選ぶ
保存ボタンの位置は、Excelのバージョンや画面設定によって少し違って見えることがあります。
ただし、基本的には「ファイル」タブを開けば保存に関するメニューを確認できます。
保存場所・ファイル形式・困ったときの確認ポイント
Excelで保存するときは、保存方法だけでなく「どこに保存するか」「どの形式で保存するか」も大切です。
保存したつもりでも、あとからファイルが見つからなかったり、マクロが消えてしまったりすることもあります。
ここでは、保存場所の確認方法やUSBメモリへの保存、ファイル形式の選び方について見ていきましょう。
保存したExcelファイルはどこにある？
Excelファイルを保存したあとに、
「保存したはずなのに見つからない」
「どこに保存したか分からなくなった」
ということは意外とよくあります。
まずは、次の場所を確認してみましょう。
- デスクトップ
- ドキュメント
- ダウンロード
- OneDrive
- USBメモリ
- 会社の共有フォルダー
- Excelの「最近使ったアイテム」
Excelから確認する場合は、「ファイル」タブを開き、「ホーム」や「開く」に表示される最近使ったファイルを確認します。
直近で保存したファイルであれば、ここに表示されていることがあります。
また、ファイル名を覚えている場合は、Windowsのエクスプローラーで検索する方法もあります。
画面下の検索ボックスや、エクスプローラー右上の検索欄にファイル名の一部を入力すると、保存されている場所を探しやすくなります。
特にOneDriveを使っている場合は、パソコン本体ではなくクラウド上に保存されていることがあります。
保存場所に「OneDrive」と表示されていないかも確認してみましょう。
USBメモリに保存する方法
ExcelファイルをUSBメモリに保存する方法は、大きく分けて2つあります。
保存済みファイルをUSBメモリにコピーする場合：
すでに保存済みのファイルをUSBメモリに入れたい場合は、エクスプローラーでファイルをコピーする方法が分かりやすいです。
- USBメモリをパソコンに接続する
- エクスプローラーで保存済みのExcelファイルを開く
- ファイルを右クリックして「コピー」を選ぶ
- USBメモリを開く
- 右クリックして「貼り付け」を選ぶ
編集中のファイルをUSBメモリに直接保存する場合：
また、編集中のExcelファイルを直接USBメモリに保存したい場合は、「名前を付けて保存」から保存先にUSBメモリを選びます。
- Excelで「ファイル」タブをクリックする
- 「名前を付けて保存」を選択する
- 保存場所としてUSBメモリを選ぶ
編集中のファイルを直接USBメモリに保存したい場合は、保存先にUSBドライブを選択します。 - ファイル名を入力する
- 「保存」をクリックする
すでにあるファイルを移したいだけならコピー、編集中のファイルを直接USBに保存したい場合は「名前を付けて保存」と考えると分かりやすいです。
なお、保存が終わったあとにすぐUSBメモリを抜くと、ファイルが正しく保存されない場合があります。
USBメモリを取り外すときは、パソコン上で安全に取り外してから抜くようにしましょう。
会社や学校のパソコンでは、USBメモリの使用が禁止されている場合もあります。業務用ファイルを保存する場合は、事前にルールを確認しておくと安心です。
Excelのファイル形式はどれを選べばいい？
Excelで名前を付けて保存するときは、ファイルの種類を選べます。
通常は自動的に「Excel ブック（.xlsx）」が選ばれているため、基本的にはそのままで問題ありません。
ただし、用途によっては別の形式を選ぶ必要があります。
| ファイル形式 | 主な用途 |
|---|---|
| .xlsx | 通常のExcelファイル |
| .xlsm | マクロを含むExcelファイル |
| .xls | 古い形式のExcelファイル |
| .csv | データの受け渡し用 |
.xlsx：通常のExcelファイル
通常の表や資料を保存するだけであれば、「.xlsx」で保存すれば大丈夫です。
セルの色、罫線、フォント、数式、シート構成なども保存されます。
Excelで作成した一般的な資料であれば、まずはこの形式を選んでおけば問題ありません。
.xlsm：マクロを含むExcelファイル
マクロを含むファイルを保存する場合は、「Excel マクロ有効ブック（.xlsm）」を選びます。
通常の「.xlsx」で保存すると、マクロが保存されない場合があります。
マクロ入りのファイルを扱っている場合は、保存時のファイル形式を必ず確認しておきましょう。
.xls：古いExcel形式のファイル
古いExcelで作られたファイルでは、「.xls」形式になっていることがあります。
現在のExcelでも開けることは多いですが、古い形式のまま使い続けると、一部の新しい機能が使えない場合があります。
ただし、会社の共有ファイルや昔から使っている帳票の場合は注意が必要です。
勝手に「.xlsx」や「.xlsm」に変更すると、他の人の環境で開けなくなったり、マクロや外部連携に影響が出たりする可能性があります。
古い「.xls」形式のファイルを新しい形式に変更したい場合は、念のためコピーを作ってから試すか、管理している人に確認してから変更しましょう。
.csv：データの受け渡しに使うファイル
CSVは、Excelでも開けるファイル形式です。
ただし、通常のExcelブックとは違い、基本的には文字や数値などのデータをカンマで区切って保存する形式です。
データベースソフトやWebサービス、業務システムなどからデータをダウンロードしたときに、CSV形式になっていることがあります。
CSVはファイルサイズが軽く、データの受け渡しに向いています。
一方で、複数シート、セルの色、罫線、フォント、数式の一部などは保存できない場合があります。
見た目の書式も残したい場合は、CSVではなく「.xlsx」で保存するようにしましょう。
マクロを使っているファイルを保存するときの注意点
Excelでマクロを使っている場合は、保存形式に注意が必要です。
マクロとは、Excelの操作を自動化するための機能です。
たとえば、ボタンを押すだけで集計したり、決まった処理を自動で実行したりする場合に使われます。
マクロ入りのファイルを保存するときは、保存時に「Excel マクロ有効ブック（.xlsm）」が選ばれているか確認しましょう。
保存時に警告メッセージが表示された場合は、内容を確認してから保存形式を選びます。
よく分からない場合は、元のファイルをそのまま残し、コピーを作ってから保存形式を変更すると安心です。
特に職場で使っているマクロ入りファイルは、他の人も使っている可能性があります。
ファイル形式を変更するときは、勝手に上書きせず、別名で保存するか、管理者や作成者に確認してから操作しましょう。
マクロの初期設定などについては以下の記事にまとめています。
▶Excelでマクロを作るなら最初にやるべきVBAの基本設定とは？
保存できない・保存せず閉じたときはどうする？
Excelでは、保存しようとしてもエラーが出たり、うっかり保存せずに閉じてしまったりすることがあります。
たとえば、次のようなケースです。
- 読み取り専用になっていて保存できない
- ファイル名に使えない文字が入っている
- 保存先の空き容量が不足している
- OneDriveや共有フォルダーとの同期に問題がある
- Excelがフリーズして閉じられない
- 保存せずにファイルを閉じてしまった
- 上書き保存してしまい、前の状態に戻したい
このような場合は、原因によって対処法が変わります。
保存できない場合は、まずファイル名・保存場所・アクセス権限・空き容量などを確認してみましょう。
保存せずに閉じてしまった場合は、Excelの未保存ファイルの回復機能から復元できる可能性があります。
また、上書き保存してしまった場合でも、OneDriveのバージョン履歴やバックアップから戻せることがあります。
保存トラブルについては、状況別に確認した方が分かりやすいため、以下の記事も参考にしてみてください。
▶エクセルが保存できない！原因7選と今すぐできる対処法【読み取り専用・エラー対応】
よくある質問（FAQ）
エクセルで簡単に保存する方法は？
一番簡単なのは、キーボードで「Ctrl + S」を押す方法です。
すでに保存済みのファイルであれば、現在のファイルに変更内容を上書き保存できます。
また、画面左上の保存アイコンをクリックしても保存できます。
ただし、新しく作成したファイルを初めて保存する場合は、保存場所やファイル名を指定する画面が表示されます。
エクセルをファイルに保存するにはどうすればいいですか？
新しく作成したExcelファイルを保存する場合は、「名前を付けて保存」を使います。
「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。
そのあと、保存場所を選び、ファイル名を入力して「保存」をクリックすれば、Excelファイルとして保存できます。
通常の表や資料であれば、ファイルの種類は「Excel ブック（.xlsx）」のままで問題ありません。
Excelの保存ボタンはどこにありますか？
Excelの保存ボタンは、画面左上にあります。
フロッピーディスクのような形をしたアイコンが保存ボタンです。
この保存ボタンは、基本的には「上書き保存」のボタンです。
すでに保存済みのファイルであれば、そのまま同じファイルに変更内容を保存できます。
保存ボタンが見つからない場合は、「ファイル」タブから「上書き保存」や「名前を付けて保存」を選びましょう。
Excelの書式を保存するにはどうすればいいですか？
セルの色、罫線、フォント、数式、シート構成などを残したい場合は、通常の「Excel ブック（.xlsx）」形式で保存します。
「.xlsx」で保存すれば、一般的なExcelの書式や数式は保存されます。
ただし、CSV形式で保存すると、セルの色や罫線、複数シートなどは保存されない場合があります。
見た目の書式も残したい場合は、CSVではなく「.xlsx」で保存しましょう。
マクロ入りのExcelファイルはどう保存すればいいですか？
マクロを含むExcelファイルは、「Excel マクロ有効ブック（.xlsm）」形式で保存します。
通常の「Excel ブック（.xlsx）」で保存すると、マクロが保存されない場合があります。
保存時に警告メッセージが表示された場合は、内容を確認し、「.xlsm」形式で保存するようにしましょう。
職場のマクロ入りファイルを扱う場合は、勝手に形式を変更せず、必要に応じて管理者や作成者に確認してから保存するのがおすすめです。
エクセルで保存したファイルがどこにあるか分からないときは？
まずは、Excelの「ファイル」タブから「開く」を選び、「最近使ったアイテム」を確認してみましょう。
直近で保存したファイルであれば、一覧に表示されていることがあります。
また、ファイル名を覚えている場合は、Windowsのエクスプローラーで検索する方法もあります。
OneDriveを使っている場合は、パソコン本体ではなくクラウド上に保存されていることもあるため、保存場所にOneDriveが含まれていないか確認してみましょう。
USBメモリにExcelファイルを保存するにはどうすればいいですか？
編集中のExcelファイルを直接USBメモリに保存したい場合は、「名前を付けて保存」から保存先にUSBドライブを選びます。
すでに保存済みのExcelファイルをUSBメモリに入れたいだけであれば、エクスプローラーでファイルをコピーし、USBメモリ内に貼り付ける方法でも保存できます。
保存後は、すぐにUSBメモリを抜かず、Windows上で安全に取り外してから外すようにしましょう。
Excelは、保存や入力などの基本操作から少しずつ慣れていくことが大切です。
ただ、独学で進めていると「次に何を覚えればいいのか分からない」と感じることもあります。
画面を見ながら手順を確認したい方や、Excelの基本をまとめて復習したい方は、動画講座を活用するのも一つの方法です。
保存・表作成・集計・関数などを順番に学びたい方は、以下の講座も参考にしてみてください。
▶ 【１日で学べるエクセルの教科書 マスターコース動画講座一覧】（Udemy・PR）
まとめ
Excelで作成した表や資料は、あとから確認・編集できるように保存しておくことが大切です。
普段の作業では、保存済みのファイルなら「上書き保存」、新しく作ったファイルや別名で残したいファイルなら「名前を付けて保存」を使います。
OneDriveなどクラウド上のファイルでは、「コピーを保存」と表示されることもあります。
元のファイルを残したい場合は、編集前にコピーを保存しておくと安心です。
また、保存するときは「どこに保存するか」も確認しておきましょう。
保存場所が分からなくなった場合は、Excelの「最近使ったアイテム」やWindowsのエクスプローラー検索から探せます。
ファイル形式は、通常の資料なら「.xlsx」、マクロ入りなら「.xlsm」、データの受け渡しなら「.csv」など、用途に合わせて選ぶことが大切です。
Excelの保存は基本操作ですが、保存場所や形式を間違えると、あとからファイルが見つからなかったり、マクロや書式が残らなかったりすることがあります。
まずは基本の保存方法を押さえて、必要に応じて上書き保存・名前を付けて保存・コピーを保存を使い分けていきましょう。
【関連記事】
- エクセルが保存できない！原因7選と今すぐできる対処法【読み取り専用・エラー対応】
- Excelで保存せず閉じたファイルを復元する方法｜未保存データの戻し方を解説
- Excelで保存前に戻す方法｜上書き保存後の復元はできる？対処法と防止策
- Excelが閉じられない！フリーズした時の対処法｜強制終了・保存方法まとめ
- Excelの自動保存をオフにする方法｜上書き防止・復元手順まで初心者向けに解説
※外部リンク※
- ブックを保存する |Microsoft サポート
- [名前を付けて保存] メニューはどこにありますか? |Microsoft サポート
- ExcelWordで上書き保存及び名前を付けて保存が出来なくなった |Microsoft Learn