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Excelで大切なファイルを編集しているとき、
「間違えて上書きしてしまったらどうしよう」
「ファイルが壊れたら元に戻せるのかな」
「Excelのバックアップってどこにあるの？」
と不安になったことはありませんか？
Excelでは、名前を付けて保存してコピーを残す方法のほかに、自動回復、OneDriveのバージョン履歴、バックアップファイルの作成など、いくつかの復元・保護方法があります。
ただし、これらはすべて同じ仕組みではありません。
「バックアップ」「自動保存」「自動回復」「バックアップファイル」は似た言葉ですが、役割や保存場所が異なります。
違いを知らないまま使っていると、いざというときに「どこを探せばいいのかわからない」「戻したつもりが必要なデータまで消えてしまった」ということにもなりかねません。
この記事では、Excelのバックアップ方法について、初心者の方にもわかりやすく解説します。
バックアップファイルの保存場所や、復元時の注意点、共有ファイルを扱うときに気をつけたいポイントもあわせて紹介します。
この記事でわかること
Excelのバックアップとは？自動保存・自動回復との違いを整理しよう
Excelのバックアップと聞くと、「自動で保存される機能のこと？」と思う方もいるかもしれません。
たしかにExcelには、自動保存や自動回復など、ファイルを守るための機能があります。
しかし、一般的な意味でのバックアップは、元のファイルとは別にコピーを残しておくことを指します。
まずは、Excelのバックアップと、自動保存・自動回復・バックアップファイルの違いを整理しておきましょう。
Excelのバックアップは「コピーを残す」ことが基本
Excelのバックアップとは、元のファイルとは別に、同じ内容のファイルを残しておくことです。
たとえば、次のような方法がバックアップにあたります。
- 名前を付けて保存で別名のファイルを作る
- コピーを保存して元ファイルとは別に残す
- 別フォルダに同じファイルを保存する
- 日付付きのファイル名で控えを残す
バックアップを作っておくと、上書きミスや誤削除、ファイルの破損、作業中のトラブルが起きたときに、前の状態へ戻しやすくなります。
特に、マクロを使っているファイルや、関数を多く設定しているファイル、複数人で使う共有ファイルでは、事前にバックアップを取っておくと安心です。
たとえば、次のようにファイル名に日付を入れておくと、いつ作成したバックアップなのかがわかりやすくなります。
ファイル名の設定例：
売上管理表_20260703.xlsx
売上管理表_backup_20260703.xlsx
売上管理表_原紙_20260703.xlsx私自身も、マクロファイルや関数を多く使ったファイルを作成するときは、いきなり元ファイルを編集せず、日付を付けて別名保存するようにしています。
特に原紙として使うファイルは、直接編集せず、コピーしてから作業するようにしておくと安心です。
最新のファイルがうまく動かなくなった場合でも、前のファイルをもとに作り直せるためです。
Excelの保存方法について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
自動保存・自動回復・バックアップファイルはそれぞれ役割が違う
Excelには、ファイルを守るための機能がいくつかあります。
ただし、「自動保存」「自動回復」「バックアップファイル」は、それぞれ役割が異なります。
混同しやすい部分なので、まずは違いを整理しておきましょう。
| 種類 | 主な役割 | 注意点 |
|---|---|---|
| 自分で作るバックアップ | 別名保存やコピー保存で控えを残す | 自分で作成・管理する必要がある |
| 自動保存 | OneDriveやSharePoint上のファイルを自動で保存する | 意図しない変更も保存される場合がある |
| 自動回復 | フリーズや強制終了時に復元候補を表示する | 完全なバックアップではない |
| XLKバックアップ | Excelの設定でバックアップファイルを作成する | 何世代も残る履歴機能ではない |
| バージョン履歴 | OneDriveやSharePointで過去の状態を確認する | クラウド保存が前提になることが多い |
自動保存と自動回復の違い
自動保存と自動回復は、どちらもファイルを守るための機能ですが、役割が異なります。
- 自動保存：OneDriveやSharePoint上のファイルを自動で保存する機能
- 自動回復：フリーズや強制終了時に、作業途中のファイルを復元できる可能性がある機能
自動保存は、作業内容が自動で保存されるため便利です。
ただし、意図しない変更まで保存されてしまうことがあります。
一方、自動回復は、Excelがフリーズしたり、パソコンが突然終了したりしたときに役立つことがあります。
私もMicrosoft 365でExcelを使っているとき、フリーズ後に回復用のファイルに助けられたことがあります。
ただし、これはOneDriveの自動保存というより、Excelの自動回復によって一時的に保存されていたデータを開けたケースです。
自動回復だけに頼りすぎない
自動回復は便利ですが、必ずすべての作業内容が戻るとは限りません。
重要なファイルを扱うときは、自動回復だけに頼らず、こまめな保存とバックアップを併用しておくと安心です。
フリーズ時の保存や復元については、以下の記事でも解説しています。
▶Excelが閉じられない！フリーズした時の対処法｜強制終了・保存方法まとめ
保存せずに閉じたファイルを復元したい場合は、こちらの記事も参考にしてください。
Excelのバックアップはどこにある？種類ごとに保存場所が違う
「Excelのバックアップはどこにありますか？」という疑問を持つ方も多いです。
ただし、Excelのバックアップは、1か所にまとまって保存されているわけではありません。
バックアップの種類によって、確認する場所が変わります。
| 探したいもの | 確認する場所 |
|---|---|
| 自分で保存したバックアップ | 自分で指定した保存先フォルダ |
| 日付付きコピー | 名前を付けて保存したフォルダ |
| XLKバックアップ | 元ファイルと同じフォルダに作られることが多い |
| 自動回復ファイル | Excelの自動回復用の場所 |
| OneDriveの過去データ | バージョン履歴 |
| 共有サーバーのバックアップ | 社内の管理者・システム担当者に確認 |
たとえば、自分で「名前を付けて保存」したファイルであれば、保存時に指定したフォルダにあります。
一方で、自動回復ファイルやOneDriveのバージョン履歴、共有サーバー側のバックアップは、通常の保存先フォルダとは別の場所で管理されている場合があります。
そのため、「Excelのバックアップが見つからない」と感じたときは、まずどの種類のバックアップを探しているのかを整理することが大切です。
上書き保存してしまったファイルを戻したい場合は、以下の記事も参考にしてください。
「このドキュメントをバックアップ」はOneDriveへの保存案内
Excelを使っていると、画面上に「このドキュメントをバックアップ」と表示されることがあります。
これは、ファイルをOneDriveなどに保存して、バックアップや自動保存を使いやすくするための案内です。
OneDriveに保存すると、自動保存やバージョン履歴を使える場合があり、上書きミスやファイル破損に備えやすくなります。
職場のファイルは保存先に注意する
ただし、職場のExcelファイルを扱う場合は注意が必要です。
会社の共有ファイルや社外秘の資料を、個人用OneDriveに勝手に保存してよいとは限りません。
職場で使うファイルの場合は、社内ルールに従い、必要に応じて管理者や担当者に確認しましょう。
「このドキュメントをバックアップ」の表示が気になる場合もありますが、環境によって表示や操作方法が異なることがあります。
無理に設定を変更するより、まずは自分のファイルがローカル保存なのか、OneDrive保存なのか、共有サーバー上のファイルなのかを確認することが大切です。
自動保存のオン・オフについて詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
Excelファイルをバックアップする方法と復元時の注意点
ここからは、Excelファイルをバックアップする具体的な方法を紹介します。
Excelのバックアップ方法には、手軽にできるものから、Excelの設定を使うもの、OneDriveやSharePointのバージョン履歴を使うものまであります。
ただし、どの方法にもメリットと注意点があります。
大切なファイルを守るためには、1つの方法だけに頼るのではなく、ファイルの重要度や保存場所に合わせて使い分けることが大切です。
方法1：名前を付けて保存・コピーを保存でバックアップを作る
もっとも簡単で確実なバックアップ方法は、編集前にファイルのコピーを作っておくことです。
保存時のポイント
ファイル名に日付や「backup」「編集前」などの文字を入れておくと、あとから見たときにどの時点のファイルなのか判断しやすくなります。
たとえば、次のように名前を付けておくと、編集前の状態を残しやすくなります。
売上管理表_20260703.xlsx
売上管理表_backup_20260703.xlsx
売上管理表_編集前_20260703.xlsxバックアップを作っておくと安心な場面
特に、次のようなファイルを編集するときは、作業前にバックアップを作っておくと安心です。
- 関数やマクロを多く使っているファイル
数式を変更したり、マクロを編集したりしたあとにうまく動かなくなっても、前のファイルをもとに戻せます。私の場合も、関数やマクロを多く使ったファイルは、原紙ファイルとして残しておき、実際に使うときはコピーして編集するようにしています。最新版のファイルがうまく動かなくなった場合でも、前のファイルをもとに作り直せるためです。
- 共有ファイルや仕事で使う管理表
共有ファイルや仕事で使う管理表を大きく変更するときも、作業前にコピーを残しておくと安心です。列を追加したり、数式を変更したり、フィルターや並び替えを行ったりする前にバックアップを作っておくと、万が一のときに戻しやすくなります。
Excelの保存方法について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
方法2：「バックアップファイルを作成する」でXLKファイルを作る
Excelには、保存時にバックアップファイルを作成する設定があります。
この設定を有効にすると、Excelファイルを保存したときに、バックアップ用のファイルが作成されます。
このバックアップファイルは、拡張子が「.xlk」になる場合があります。
ファイルと同じフォルダに、似た名前のバックアップファイルが作られることがあるため、「Excelのバックアップファイルが勝手に作成された」と感じる場合は、この設定が有効になっている可能性があります。
設定手順
設定手順は、次のとおりです。
- Excelで対象のファイルを開く
- ［ファイル］タブの［名前を付けて保存］を選択する
- ［参照］をクリックして保存ダイアログを開く
- 保存ダイアログ内の［ツール］をクリックし、［全般オプション］を選択する
［名前を付けて保存］画面で［ツール］→［全般オプション］を選択します - ［バックアップファイルを作成する］にチェックを入れる
［バックアップファイルを作成する］にチェックを入れて［OK］をクリックします - ［OK］をクリックする
- 保存する
※［バックアップファイルを作成する］にチェックを入れると、保存時にバックアップファイルが作成されます。
注意点
この設定を有効にしておくと、保存時にバックアップファイルが作成されます。
ただし、この機能は過去の状態を何世代も自動で残してくれる履歴機能ではありません。
たとえば、毎日分のバックアップを自動で増やして保存してくれるわけではないため注意しましょう。
重要なファイルでは、この設定だけに頼らず、日付付きのコピーを別フォルダに保存する方法と併用すると安心です。
解除方法
バックアップファイルを作成したくない場合は、同じ手順で
［バックアップファイルを作成する］のチェックを外します。
「バックアップファイルが勝手にできる」
「XLKファイルを作成しないようにしたい」
という場合は、この設定を確認してみてください。
方法3：OneDriveやSharePointのバージョン履歴を使う
OneDriveやSharePointに保存しているExcelファイルでは、バージョン履歴を使って過去の状態を確認できる場合があります。
バージョン履歴とは
バージョン履歴とは、ファイルの過去の保存状態を確認したり、以前の状態に戻したりできる機能です。
たとえば、間違えて上書き保存してしまった場合でも、以前のバージョンが残っていれば、そこから復元できる可能性があります。
共同編集しているファイルや、複数人で更新するファイルでは、バージョン履歴があると安心です。
バージョン履歴を使うときの注意点
ただし、OneDriveやSharePointの自動保存がオンになっている場合、意図しない変更も保存されることがあります。
たとえば、試しに入力した内容や、誤って削除したデータまで保存されてしまうことがあります。
そのため、重要なファイルを編集するときは、OneDriveのバージョン履歴がある場合でも、作業前にコピーを作っておくとより安心です。
職場のファイルは保存ルールを確認する
また、職場のファイルを扱う場合は、会社の保存ルールにも注意が必要です。
個人用のOneDriveに会社のファイルを勝手に保存すると、情報管理上の問題になる場合があります。
職場のExcelファイルをバックアップしたい場合は、社内の共有フォルダや指定された保存場所を使うようにしましょう。
バージョン履歴の確認方法：
- ［ファイル］タブをクリックする
- ［情報］を選択する
- 画面を下へスクロールし、［バージョン履歴］をクリックする
［ファイル］→［情報］から［バージョン履歴］を開きます
［バージョン履歴］を開くと、画面右側に過去の更新履歴が表示されます。
OneDriveやSharePointに保存しているファイルを以前の状態に戻したい場合は、Microsoft公式の「以前のバージョンを回復する」案内も参考になります。
▶ Office ファイルの以前のバージョンを回復する｜Microsoft サポート
上書き保存してしまった場合の対処法については、以下の記事でも解説しています。
▶ Excelで保存前に戻す方法｜上書き保存後の復元はできる？対処法と防止策
自動保存のオン・オフについて知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。
方法4：共有ファイルはサーバー側でバックアップされている場合もある
会社の共有フォルダで使っているExcelファイルの場合、Excelの機能ではなく、共有サーバー側でバックアップが設定されていることもあります。
たとえば、次のような仕組みです。
- サーバーの「以前のバージョン」機能
- 決まった時間に別フォルダへコピーする仕組み
- NASのバックアップ機能
- 社内のバックアップソフトによる定期保存
このような仕組みは、Excelの画面上から確認できないことが多いです。
そのため、共有ファイルを復元したいときは、Excelの設定だけを探すのではなく、社内のシステム担当者や管理者に確認するのが確実です。
共有ファイルは誤操作に備えておくと安心
共有ファイルでは、誰かが誤って列を削除したり、必要な数式を消してしまったりすることもあります。
実際に、仕事管理用の共有ファイルで列削除などが起き、バックアップから戻したケースもありました。
幸いバックアップがあったため直近の状態まで戻せたようですが、共有ファイルほど「何かあったときに戻せる状態を残しておく」ことが大切だと感じます。
職場ファイルの注意点
会社の共有ファイルを、個人のUSBメモリや個人用OneDriveに勝手にコピーするのは避けましょう。
情報管理上の問題になる場合があります。
共有ファイルのバックアップを取りたい場合は、社内ルールに従い、保存場所や管理方法を確認してから行うことが大切です。
バックアップから復元するときの注意点
バックアップがあると、万が一のときにファイルを戻せる可能性があります。
ただし、復元するときは注意が必要です。
古いバックアップをそのまま現在のファイルに上書きすると、バックアップ作成後に入力されたデータが消えてしまう可能性があります。
そのため、復元するときは、いきなり元ファイルへ上書きしないようにしましょう。
まずは、復元したいバックアップファイルを別名で開き、現在のファイルと内容を見比べるのがおすすめです。
特に、次のような点を確認しておくと安心です。
- どの時点のバックアップなのか
- バックアップ後に追加されたデータがないか
- 必要な数式や書式が残っているか
- マクロや外部リンクが正しく動くか
- 共有ファイルの場合、他の人の入力内容が消えないか
必要に応じて、バックアップファイルから必要なシートやデータだけをコピーする方法もあります。
また、現在のファイルとバックアップファイルの内容を比較したい場合は、2つのデータを照合して差分を確認すると安心です。
たとえば、復元前後で一覧表の内容が変わっていないか、追加・削除されたデータがないかを確認できます。
2つのデータを照合する方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
バックアップは「戻せること」が大切ですが、それ以上に「戻しても問題ないか」を確認することも大切です。
復元前には、現在のファイルも別名で保存しておくと、さらに安心です。
Excelのバックアップでよくある質問（FAQ）
最後に、Excelのバックアップについてよくある質問をまとめます。
Excelのバックアップはどこにありますか？
バックアップの種類によって保存場所は異なります。
自分で名前を付けて保存したファイルは、保存時に指定したフォルダにあります。
XLK形式のバックアップファイルは、元ファイルと同じフォルダに作られることが多いです。
自動回復ファイルやOneDriveのバージョン履歴、共有サーバー側のバックアップは、通常の保存先とは別の場所で管理されている場合があります。
Excelのバックアップは勝手に作成されますか？
Excelの［バックアップファイルを作成する］設定が有効になっている場合、保存時にバックアップファイルが作成されることがあります。
また、Excelがフリーズしたり強制終了したりした場合、自動回復ファイルが表示されることもあります。
ただし、自動回復ファイルは完全なバックアップではないため、重要なファイルでは自分でコピーを残しておくことが大切です。
Excelのバックアップファイルを作成しないようにできますか？
はい、設定を解除できます。
［名前を付けて保存］の画面で［ツール］→［全般オプション］を開き、［バックアップファイルを作成する］のチェックを外します。
その後、ファイルを保存すると、バックアップファイルを作成しない設定になります。
保存してしまったExcelを戻す方法はありますか？
OneDriveやSharePointに保存している場合は、バージョン履歴から以前の状態に戻せる可能性があります。
ローカル保存の場合は、バックアップファイル、自動回復ファイル、以前のバージョンなどを確認します。
ただし、必ず復元できるとは限らないため、重要なファイルは事前にバックアップを取っておくことが大切です。
共有ファイルのバックアップは自分で作ってもよいですか？
会社の共有ファイルを扱う場合は、社内ルールに従いましょう。
個人のUSBメモリや個人用OneDriveに勝手に保存すると、情報管理上の問題になる場合があります。
共有ファイルをバックアップしたい場合は、社内の管理者やシステム担当者に確認するのが安全です。
Excelの基本操作に不安がある方へ
バックアップや保存方法は、Excelを安心して使うための大切な基本スキルです。
「保存場所がわからない」「上書きが不安」「もっと落ち着いてExcelを使えるようになりたい」と感じる方は、独学の進め方もあわせて見直してみると安心です。
Excelを無理なく学ぶコツについては、以下の記事で詳しく紹介しています。
▶ エクセルが難しい人必見！独学でできる勉強法と続けるコツを紹介
まとめ：Excelのバックアップは種類を理解して使い分けよう
Excelのバックアップには、いくつかの方法があります。
もっとも基本になるのは、名前を付けて保存やコピーを保存を使って、元ファイルとは別に控えを残しておく方法です。
そのほかにも、次のような方法があります。
- Excelの設定でXLK形式のバックアップファイルを作成する
- OneDriveやSharePointのバージョン履歴を使う
ただし、自動保存や自動回復、バックアップファイルは、それぞれ役割が異なります。
自動回復があるからといって、必ず元に戻せるわけではありません。
大切なファイルを扱うときは、作業前に日付付きのコピーを作っておくと安心です。
特に、次のようなファイルでは、バックアップの有無がトラブル時の安心感につながります。
- マクロや関数を多く使っているファイル
- 複数人で使う共有ファイル
では、バックアップの有無がトラブル時の安心感につながります。
復元するときは、古いバックアップをそのまま上書きせず、現在のファイルとの差分を確認しながら慎重に戻しましょう。
Excelのバックアップは、特別な知識がなくても始められます。
まずは、大切なファイルを編集する前に「コピーを1つ残す」ことから始めてみてください。
【関連記事】
Excelの保存や復元については、以下の記事もあわせて参考にしてください。
- エクセルの保存の仕方｜上書き保存・名前を付けて保存・保存場所の確認方法
- Excelで保存前に戻す方法｜上書き保存後の復元はできる？対処法と防止策
- Excelで保存せず閉じたファイルを復元する方法｜未保存データの戻し方を解説
- Excelの自動保存をオフにする方法｜上書き防止・復元手順まで初心者向けに解説
- Excelで2つのデータを照合する方法まとめ｜一致確認・差分チェック・抽出を初心者向けに解説
※外部リンク※
- Microsoft Office でファイルを保存、バックアップ、回復する |Microsoft サポート
- Office ファイルの以前のバージョンを回復する |Microsoft サポート
- Excelの自動バックアップ機能で生成されるバックアップファイルの数を増やす方法を教えて下さい。 |Microsoft Learn
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