VBAでプリンターを指定して印刷する方法｜名前指定・PDF・トラブル回避まで解説

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ExcelのVBAを使って印刷を自動化できるようになると、
帳票作成や定型業務がぐっと楽になります。

一方で、マクロで印刷処理を組んだあとに
「プリンターの指定でつまずく」 という壁に当たる方も多いのではないでしょうか。

たとえば、

• プリンターを間違えて印刷してしまう

• 裏紙のつもりが新品の用紙に出てしまう

• 手差しで色紙に印刷したかったのに、通常トレイで出てしまう

といった 印刷まわりのミス は、実務では意外と起こりがちです。

私自身、プリンターごとに
裏紙・新品のコピー用紙・手差し印刷を使い分ける環境で作業していたため、
慌ててそのまま印刷してしまい、ミスプリを出してしまうことが何度もありました。

そこで
「VBAでプリンターを指定できれば防げるのでは？」
と考え、実際にいくつかの方法を試してみました。

ところが、プリンター名やサーバー名が変更される環境では、
思ったように安定しないケースも多い ことが分かってきます。

この記事では、

• VBAでプリンターを指定する基本的な考え方

• プリンター名指定で起こりやすい問題点

• 実務でミスを減らすための現実的な対処法

を、VBA初心者の方にもわかりやすく整理して解説していきます。

「自動化したつもりなのに、かえって印刷が怖くなった」
そんな経験がある方は、ぜひ最後まで読んでみてください。

VBAでプリンターを指定して印刷する基本

VBAで「プリンター指定」が必要になる場面とは

Excelマクロで印刷処理を自動化すると、
ボタンひとつで帳票を印刷できるようになり、作業効率は大きく向上します。

しかし実務では、次のようなケースも少なくありません。

• プリンターごとに 用途が決まっている
  （裏紙用・新品用・色紙用など）

• 通常トレイとは別に 手差しトレイ を使う必要がある

• PDF出力用のプリンターを使い分けたい

このような環境では、
「どのプリンターで印刷するか」を人の判断に任せていると、
どうしても 操作ミスが起きやすくなります。

そこで、

VBAでプリンターを指定できれば、
印刷ミスを減らせるのでは？

と考える方が多いわけです。

Excel VBAでプリンターを指定する仕組み

Excel VBAでプリンターを指定する場合、
基本的には ActivePrinter プロパティ を利用します。

Excelは、
「現在アクティブになっているプリンター」を基準に印刷を行う仕組みになっており、
VBAからもその設定を一時的に変更できます。

ポイントは次の2点です。

• Excel単体でプリンターを管理しているわけではない

• Windowsに登録されているプリンター情報を参照している

つまり、VBAで指定できるプリンターは
OS側で認識されているプリンターのみ ということになります。

プリンター名を指定して印刷する基本コード

最もよく紹介されているのが、
プリンター名を直接指定する方法です。

Application.ActivePrinter = "プリンター名 on ポート名" 
ActiveSheet.PrintOut

一見すると、
「プリンター名を指定するだけで簡単そう」
に見えるかもしれません。

しかし実際には、次のような点でつまずきやすくなります。

• プリンター名は 完全一致 が必要

• 「on USB001」「on Ne03:」など
  ポート名まで含める必要がある

• 表示名と実際の内部名が一致しない場合がある

初心者の方が
「コードは合っているはずなのに動かない」
と感じやすいポイントでもあります。

プリンター名を調べる方法

VBAでプリンターを指定する場合、「プリンター名 on ポート名」 を正確に指定する必要があります。

ただしここで注意したいのが、
Windowsの画面で見えているプリンター名・ポート名を入れても、
Excelが受け付ける文字列と一致せず、エラー（1004）になることがある 点です。

特にネットワークプリンター（Brotherなど）では、

• Ne01: のような表記で通る場合

• BRWxxxxxxxxxxxx のような表記になってエラーになる場合

があり、環境によって結果が変わります。

そこで初心者の方におすすめなのが、
Excel自身に「正解の文字列」を教えてもらう方法です。

---

イミディエイトウィンドウで確認する

1. Excelで 印刷したいプリンターを選んだ状態 にします
   （ファイル → 印刷 でプリンターを選ぶだけでもOK）

2. VBAの画面（VBE）を開きます

   • [開発]タブ → [Visual Basic] をクリック
     （Windows：Alt + F11）

     

3. イミディエイトウィンドウを表示します

   • [表示]タブ → [イミディエイトウィンドウ]をクリック
     （Ctrl + G）

     

4. 次の1行を入力して Enter を押します

? Application.ActivePrinter

すると、Excelが認識している
「そのまま指定に使える文字列」 が表示されます。

例：

• Brother DCP-XXXX Printer (1 コピー) on Ne01:

この表示結果を、次のように そのままコピペ するのが一番安全です。

Application.ActivePrinter = "（ここに表示結果をコピペ）"
ActiveSheet.PrintOut

※この記事では何度か「イミディエイトウィンドウで確認する」という話が出てきます。
これはプリンター指定が環境依存で不安定なため、最も確実な確認方法だからです。

---

補足：なぜこの方法が確実なの？

Application.ActivePrinter は、
「Windowsが登録している情報」ではなく、
Excelが内部で使っている印刷設定の文字列を返します。

そのため、

• 画面で見た名前を入れたらエラーになった

• ポート名が合っているはずなのに動かない

といった場合でも、
Excelが受け付ける正解の形式を確認できる というわけです。

プリンター名指定が不安定になりやすい理由

実務環境では、プリンター名を固定指定する方法が
うまくいかなくなるケース も珍しくありません。

代表的な原因は次のとおりです。

• プリンターの再インストールで名前が変わる

• サーバー名や共有名が変更される

• 拠点・PCごとにプリンター構成が異なる

• 管理者権限で設定が変更される

このような環境では、
「昨日まで動いていたマクロが、今日はエラーになる」
といった状況が起こりやすくなります。

そのため、

• 個人PCだけで使うマクロ

• 環境が固定されている業務

であれば有効でも、
複数人・複数PCで使うマクロでは注意が必要 です。

「指定できる」と「安全に使える」は別問題

VBAでは確かにプリンターを指定できます。
ただしそれは、

技術的に可能
＝ 実務で安全に使える

とは限りません。

ここを理解せずに
「完全自動化」を目指してしまうと、
かえって印刷トラブルが増えてしまうこともあります。

次の章では、

• プリンター一覧の取得

• PDFプリンター指定

• あえて印刷ダイアログを表示する方法

など、実務で現実的に使いやすい対処法 を順番に見ていきます。

実務で安全に使うプリンター指定テクニック

ここからは、
「VBAでプリンターを指定できるかどうか」ではなく、
実務でミスを減らし、安心して使えるか という視点で解説していきます。

プリンター一覧を取得して確認する方法

VBAでは、Windowsに登録されているプリンター一覧を取得することも可能です。
代表的なのは、WMI（Windows Management Instrumentation）を使う方法です。

※この方法で取得できるプリンター名も、そのまま指定に使えるとは限りません。
実際に指定する際は、イミディエイトウィンドウで ActivePrinter を確認してください。

Sub ListPrintersWithPort()
　Dim objWMI As Object, printers As Object, p As Object
　Set objWMI = GetObject("winmgmts:")
　Set printers = objWMI.InstancesOf("Win32_Printer")

　For Each p In printers
　　Debug.Print p.Name & " | Port=" & p.PortName
　Next
End Sub

このコードを実行すると、
現在のPCで認識されているプリンター名が一覧で表示されます。

ただし注意点もあります。

• コードがやや難しく、初心者にはハードルが高い

• PCや権限によって取得結果が変わる

• 取得できても そのまま指定して安定するとは限らない

この方法は「自動指定」よりも、

• 環境確認
• トラブル調査

に向いた方法です。

PDFプリンターを指定して出力する方法

紙に出さず、PDFとして保存したい場合は
PDFプリンターを指定する方法もよく使われます。

代表的なのが
Microsoft Print to PDF です。

※ポート名（Ne01: など）は環境によって異なります。
必ず事前に ? Application.ActivePrinter で確認した文字列を使用してください。

Sub PrintPDF()
 Application.ActivePrinter = "Microsoft Print to PDF on Ne03:" 
 ActiveSheet.PrintOut
End Sub

この方法は、

• 印刷ミスが起こりにくい

• 帳票の保存・共有に向いている

といったメリットがあります。

一方で、

• 保存先を自動指定しづらい

• 環境によってポート名が異なる

といった制約もあります。

そのため、
「完全自動でPDF保存したい」場合は、
別の方法（ExportAsFixedFormatなど）を検討した方が安全なケースもあります。

印刷ダイアログを強制表示してミスを防ぐ方法

実務で特におすすめなのが、
あえて印刷ダイアログを表示する方法 です。

Application.Dialogs(xlDialogPrint).Show

このコードを使うと、
マクロ実行時に必ず印刷ダイアログが表示されます。

一見すると「自動化としては中途半端」に感じるかもしれませんが、
次のようなメリットがあります。

• プリンターを 目で確認できる

• トレイ・部数・カラー設定を最終チェックできる

• 「勢いで印刷してしまう」事故を防げる

私自身、
プリンター名指定が不安定な環境では、
最終的にこの方法に落ち着きました。

一度立ち止まる仕組みを作る
それだけで、ミスプリは大きく減ります。

応用：プリンターを選ばせてから印刷する

印刷ダイアログを表示する方法は安全ですが、
「選んだあと、そのまま印刷まで進めたい」
と感じる方もいるかもしれません。

そんな場合は、
プリンターを選ばせたあとに「印刷するかどうか」を確認し、
OKのときだけ印刷する方法もあります。

Sub PrintWithPrinterSetup()
　' プリンター設定ダイアログを表示
　' OK：True / キャンセル：False
　If Not Application.Dialogs(xlDialogPrinterSetup).Show Then
　　Exit Sub
　End If

　' 最終確認
　If MsgBox(Application.ActivePrinter & vbCrLf & vbCrLf & _
　　"このプリンターで印刷しますか？", _
　　vbOKCancel + vbQuestion, "印刷の確認") = vbOK Then
　　ActiveSheet.PrintOut
　End If
End Sub

このコードでは、

なぜこの方法が実務向きなのか

この方法のポイントは、
完全自動化と手動確認のバランス にあります。

・プリンター選択は人が行う
・実際に印刷するかどうかも最終確認する

この2段階を入れることで、

「意図しないプリンターで印刷された」
「キャンセルしたつもりなのに印刷された」

といった事故を防ぎやすくなります。

プリンター指定でよくあるトラブルと注意点

プリンター指定まわりで、よくあるトラブルには次のようなものがあります。

• 他人のPCではエラーになる

• プリンターが変わった途端に動かなくなる

• 管理者変更後に突然失敗する

特に注意したいのが、

• マクロを 複数人で使う

• 部署・拠点をまたいで配布する

といったケースです。

この場合、
「完全自動で指定する」よりも
確認ステップを残す設計 の方が結果的に安全です。

プリンターのトレイ（手差しなど）をVBAで指定することはできる？

「手差しトレイに切り替えて印刷したい」
「上段・下段トレイをVBAで指定できないか」

このように考える方も多いですが、
Excel VBA単体では、プリンターのトレイを確実に指定する公式な方法はありません。

Excel VBAの印刷設定で制御できるのは、

• 用紙サイズ

• 向き（縦・横）

• 拡大縮小

• 余白

といった Excel側のページ設定まで です。

一方で、

• 手差しトレイ

• 給紙カセット

• トレイ番号

といった設定は プリンター固有の機能 にあたり、
VBAから直接コントロールすることはできません。

「できた」という情報がある理由

インターネット上では、
「VBAで手差しトレイにできた」「設定次第で可能」
といった情報を見かけることがあります。

これは主に次のようなケースです。

• プリンタードライバが直前の設定を記憶している

• 手差し設定済みの状態で印刷した結果、たまたま動いた

• 同一プリンターを別名で登録して使い分けている

いずれも VBAでトレイを指定しているわけではなく、
プリンタードライバの挙動に依存している状態 です。

そのため、

• PCが変わる

• プリンターが再設定される

• 他の人が使う

といった状況では、
同じ結果にならない可能性が高くなります。

実務でおすすめの考え方

トレイ指定が必要な印刷（手差し・色紙など）の場合は、

• VBAで完全自動化しようとしない

• 印刷ダイアログを表示して最終確認する

という運用の方が、結果的に安全です。

結局どの方法を選ぶべきか？

最後に、初心者向けに考え方をまとめます。

• 環境が固定・個人利用
  　→ プリンター名指定も検討可

• PDF保存が目的
  　→ PDF出力専用の方法を検討

• 複数人・実務利用・ミス防止重視
  　→ 印刷ダイアログ表示が最も安全

VBAでの印刷自動化は、
「どこまで自動化するか」の見極めがとても重要です。

完璧な自動化より、事故らない仕組み。
これが、プリンター指定で失敗しにくくする一番のポイントだと思います。

まとめ

VBAを使えば、Excelの印刷処理はかなり自動化できます。
しかし、プリンター指定については、

• 技術的に「できること」

• 実務で「安全に使えること」

が必ずしも一致しない点に注意が必要です。

プリンター名を直接指定する方法は、
環境が固定されていれば有効な場合もありますが、

• プリンター名やポートの変更

• PCや利用者の違い

といった要因で、動かなくなることも少なくありません。

また、手差しトレイなどの 給紙方法の指定 は、
Excel VBAから確実に制御できる公式な方法がなく、
プリンタードライバ依存になりやすいのが実情です。

そのため実務では、

• 完全自動化にこだわりすぎない

• 印刷前に確認できる仕組みを残す

といった考え方が重要になります。

特に、

「印刷ダイアログを表示して、最終確認を行う」

という運用は、
ミスプリや用紙トラブルを大きく減らせる現実的な対策です。

完璧な自動化より、事故らない仕組み。
この記事が、VBAでの印刷まわりのトラブルを減らすヒントになれば幸いです。

FAQ（よくある質問）

Q1：VBAでプリンターのトレイ（手差しなど）を指定できますか？

A：Excel VBA単体では、確実に指定する公式な方法はありません。

一部の環境では動いているように見える場合もありますが、
プリンタードライバの挙動に依存しているケースがほとんどです。

実務では、
印刷ダイアログを表示して人が確認する運用の方が安全です。

Q2：PDFプリンターを指定して自動でPDF保存できますか？

A：PDFプリンターを指定して印刷することは可能ですが、注意が必要です。

「Microsoft Print to PDF」などを指定すればPDF化できますが、

• 保存先を自動指定しづらい

• ポート名が環境によって異なる

といった制約があります。

PDFとして保存したい場合は、
ExportAsFixedFormat など、PDF出力専用の方法も検討すると安心です。

Q3：他人のPCでマクロが動かないのはなぜですか？

A：プリンター構成や名称が異なる可能性があります。

プリンター名・ポート名・既定のプリンター設定は、
PCごとに異なることが多く、
それが原因でエラーになるケースは珍しくありません。

複数人で使うマクロでは、
プリンターを固定指定しすぎない設計がおすすめです。

Q4：完全に自動で印刷したいのですが、やめたほうがいいですか？

A：業務内容によりますが、慎重に判断した方がよいです。

環境が固定されている場合は問題ありませんが、
用紙やトレイを使い分ける業務では、

• 最終確認を入れる

• あえて人の判断を残す

方が、結果的にミスが減ることも多いです。

Q5：初心者にはどの方法がおすすめですか？

A：まずは印刷ダイアログを表示する方法がおすすめです。

プリンターや設定を目で確認できるため、
安心してマクロを使い始めることができます。

慣れてきたら、
プリンター指定やPDF出力などを段階的に試していくのがよいでしょう。

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印刷マクロをさらに理解したい方は、以下の記事も参考になります。

• Excelでマクロで印刷する方法まとめ｜ボタン作成・連続印刷・設定の基本と応用を紹介
• Excelでマクロで値を変えながら連続印刷する方法｜差し込み印刷のように自動化しよう
• マクロのステップインとは？初心者でもわかるVBAのデバッグ基本操作を解説

※外部リンク※

• EXCLEでマクロでプリンターの指定 |Microsoft Learn
• インストール済みプリンターの一覧を取得する　|Microsoft Learn

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